موظف استقبال ومدير مكتب

تعلن مجموعة المزروعي الدولية عن توفر فرصة وظيفية شاغرة بمسمى موظف استقبال ومدير مكتب، حيث سيكون شاغل الوظيفة مسؤولاً عن استقبال الزوار وإدارة الاتصالات والمراسلات اليومية، وتقديم الدعم الإداري والمكتبي لضمان سير الأعمال بكفاءة، بالإضافة إلى تنظيم الوثائق والملفات ومتابعة الأنشطة المكتبية المختلفة.

المهام والمسؤوليات:

استقبال زوار المكتب والترحيب بهم وتوجيههم بالشكل المناسب.

استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية الواردة وإجراء المكالمات الصادرة عند الحاجة.

إدارة ومتابعة رسائل الفاكس والمراسلات العامة.

المساعدة في مسح المستندات ضوئياً وتصنيفها وأرشفتها.

دعم الموظفين في أعمال حفظ الملفات وتنظيم الوثائق.

إعداد وكتابة المراسلات والخطابات العامة وفق متطلبات الإدارة.

متابعة وتنظيم المراسلات الخاصة بمهام إدارة المكتب.

الإشراف على الصحف والمجلات والدوريات والتأكد من استلام الاشتراكات الدورية.

تنظيم وتوزيع الاشتراكات والمطبوعات داخل المكتب.

تنفيذ أعمال النسخ والطباعة والتصوير للمستندات.

ترتيب وإدارة نسخ المفاتيح الخاصة بالمكتب عند الحاجة.

التنسيق مع عمال النظافة ومتابعة التعليمات المتعلقة بالمرافق المكتبية.

تنفيذ المهام الإدارية والمكتبية الأخرى حسب توجيهات المدير المباشر.

الشروط والمتطلبات:

شهادة الثانوية العامة أو دبلوم أو بكالوريوس.

يفضل وجود خبرة من سنة إلى سنتين في إدارة المكاتب أو الوظائف الإدارية المساندة.

يمكن التقديم لحديثي التخرج من أصحاب الكفاءة والرغبة في التعلم.

إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج المكتب الأساسية.

القدرة على التعامل المهني مع الزوار والعملاء.

مهارات جيدة في تنظيم الملفات والمستندات.

المهارات المطلوبة:

مهارات تواصل ممتازة شفهياً وكتابياً.

مهارات تنظيم وإدارة الوقت.

القدرة على العمل ضمن فريق.

الدقة والاهتمام بالتفاصيل.

مهارات خدمة العملاء والاستقبال.

القدرة على إنجاز المهام المتعددة بكفاءة.

المؤهلات والخبرة:

المؤهل العلمي: الثانوية العامة أو الدبلوم أو البكالوريوس.

الخبرة: من سنة إلى سنتين في مجال إدارة المكاتب أو الدعم الإداري، مع إمكانية النظر في طلبات حديثي التخرج.

لمزيد من الوظائف تابعونا على

FacebookTelegramWhatsAppInstagramThreads