يُعدّ السكرتير التنفيذي ومسؤول علاقات الضيوف نقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء والجهات المعنية. ويجمع هذا الدور بين الدعم الإداري التنفيذي، ومهام الاستقبال، وعلاقات الضيوف لضمان تجربة احترافية ومرحبة وسلسة لجميع الزوار.
سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن إدارة عمليات الاستقبال، وتنسيق الاجتماعات، ودعم الإدارة العليا، وضمان حصول جميع الضيوف على خدمة استثنائية من لحظة وصولهم إلى لحظة مغادرتهم.
إدارة الاستقبال ومكتب الاستقبال
الترحيب بالزوار والعملاء وأصحاب المصلحة ومساعدتهم بطريقة مهنية ولبقة.
إدارة منطقة الاستقبال لضمان بقائها منظمة ومرتبة في جميع الأوقات.
الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتوجيه الاستفسارات بشكل مناسب.
تنسيق تسجيلات الزوار ومواعيدهم.
استلام وتوزيع المراسلات والتسليمات الواردة.
مهام السكرتير التنفيذي
تقديم الدعم الإداري للإدارة العليا والمديرين التنفيذيين.
إدارة التقاويم والمواعيد وجداول الاجتماعات.
تجهيز غرف الاجتماعات وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية.
إعداد مسودات المراسلات والتقارير والعروض التقديمية عند الحاجة.
الحفاظ على أنظمة الملفات وسجلات الشركة منظمة.
تنسيق ترتيبات السفر والإقامة والخدمات اللوجستية للمديرين التنفيذيين.
علاقات الضيوف والضيافة
ضمان حصول جميع الزوار على تجربة مميزة واحترافية.
تنسيق خدمات المرطبات والضيافة للضيوف والاجتماعات.
إدارة ترتيبات زيارات كبار الشخصيات وزيارات الضيوف التنفيذيين.
المساعدة في تنظيم جولات في صالة العرض وتنسيق الزيارات.
التعامل مع استفسارات الضيوف وطلباتهم الخاصة بكفاءة واحترافية.
الحفاظ على معايير عالية في خدمة العملاء والضيافة.
إدارة المكاتب
مراقبة اللوازم المكتبية وتنسيق متطلبات الشراء.
دعم العمليات المكتبية والإدارة اليومية.
التواصل مع الموردين ومقدمي الخدمات والمقاولين حسب الحاجة.
المساعدة في فعاليات الشركة والعروض التقديمية واجتماعات أصحاب المصلحة.
المؤهلات والخبرة
خبرة سابقة في مجال الاستقبال أو الإدارة أو الدعم التنفيذي أو علاقات الضيوف.
قدرات تنظيمية ومهارات تعدد المهام قوية.
مهارات تواصل ممتازة ومهارات التعامل مع الآخرين.
المظهر والسلوك المهنيان.
إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس والأنظمة الإدارية.
إجادة اللغة الإنجليزية؛ وإتقان اللغة العربية ميزة إضافية.
الكفاءات الأساسية
التواصل المهني
خدمة عملاء متميزة
التنظيم والتخطيط
إدارة الوقت
الاهتمام بالتفاصيل
الضيافة ورعاية الضيوف
السرية والكتمان
يعلن مركز آفاق للتوحد عن توفر وظيفة سكرتير تنفيذي لتنظيم أعمال الإدارة العليا وتنسيق الاجتماعات. المهام والمسؤوليات:…
لمزيد من الوظائف تصفح:
