ستتولى السكرتيرة الطبية التنفيذية مهام إدارية وسكرتارية مسؤولة وسرية لصالح مدير وحدة طبية ذات مكانة تنظيمية مماثلة. وستكون مسؤولة عن الإشراف على جميع وحدات العمل وموظفي الدعم الإداري حسب الحاجة.
الواجبات والمسؤوليات الرئيسية
- تضمن من خلال أفعالها، سواء بشكل مباشر أو غير مباشر، تقديم جودة فائقة من العلاج الطبي والتعاطف والتفهم لكل مريض يتم خدمته في مستشفيات وعيادات NMC.
- القيام بالمهام الإدارية والسكرتارية. إعداد الرسائل، التي قد يُصاغ جزء منها أو كلها بناءً على المعرفة الشخصية بالموضوع. توجيه البريد المباشر إلى أعضاء الفريق الآخرين لاتخاذ الإجراءات اللازمة، وفقًا للتعليمات أو الإجراءات المتبعة.
- ترتيب وتحديد مواعيد المديرين التنفيذيين، بما في ذلك إجراء مقابلات مع المتصلين وتقديم الإحالات المناسبة؛ إعداد المواد والترتيبات اللازمة للاجتماعات حسب الحاجة.
- دراسة التقارير الواردة، والتحقق منها ومقارنتها بالتقارير السابقة أو البيانات الأخرى، وإبلاغ المدير الطبي بأي بنود أو تغييرات أو أخطاء أو إغفالات مهمة.
- قم بتزويد المدير التنفيذي بأحدث الأدلة الإدارية والتوجيهات والمخططات التنظيمية، وأبقِ المدير التنفيذي على اطلاع دائم بالتغييرات.
- إعداد ملفات المكتب وصيانتها، والاحتفاظ بالمراسلات والتقارير متاحة للرجوع إليها ولضمان سير العمل في المكتب بكفاءة.
- تدوين الإملاءات وكتابتها، وطباعة سجلات المكتب وحفظها. الرد على المكالمات الهاتفية والإجابة على الأسئلة وفقًا للتعليمات العامة أو تحويل المكالمات إلى الموظف المختص.
- من المسلم به أن العديد من الواجبات المتشابهة متأصلة في جميع التصنيفات السكرتارية؛ ومع ذلك، فإن مستوى صعوبة العمل المنجز يتحدد من خلال استخدامه في الهيكل التنظيمي.
- يساعد في إعداد ميزانية القسم من خلال جمع البيانات اللازمة لتوقعات الميزانية، وإجراء العمليات الحسابية الروتينية مثل حساب النسب المئوية، وكتابة وثائق الميزانية. كما يحتفظ بسجلات النفقات اللاحقة للميزانية.
- يقوم بمهام الشراء للقسم من خلال الاتصال بالموردين، وإعداد وكتابة طلبات الشراء، والموافقة على الفواتير للدفع، والاحتفاظ بسجلات المشتريات.
- يقوم بإعداد التقارير الخاصة والمتكررة لمدير الوحدة الطبية من خلال جمع البيانات من مصادر/أقسام مختلفة وكتابة المعلومات بتنسيق إعداد التقارير المناسب.
- يجيب على الاستفسارات العامة من الجمهور والمسؤولين التنفيذيين والموظفين الآخرين في الإدارات فيما يتعلق بسياسات الإدارات وممارساتها وإجراءاتها.
- الاحتفاظ بسجلات المصروفات النثرية للقسم، وقد يقوم القسم بمراجعة وتسجيل وإيداع الشيكات والمدفوعات الأخرى التي يتلقاها، وتقديم التقارير إلى المدير الطبي لوحدة الأعمال.
- يحتفظ بمجموعة متنوعة من السجلات والملفات المتعلقة بالميزانيات والحسابات المستحقة الدفع والمشتريات وكشوف المرتبات الخاصة بالقسم.
- يقوم بمهام شؤون الموظفين للقسم مثل الاحتفاظ بملفات الموظفين لكل موظف والمديرين التابعين للمدير الطبي لوحدة الأعمال.
- قد يمارس الإشراف الإداري على الموظفين من خلال تنسيق مهام العمل. ويقوم بجدولة استخدام غرف الاجتماعات وغيرها من المساحات المكتبية لاستخدام الجمهور والمحامين وغيرهم من موظفي المستشفى/القسم.
- يقوم بأداء المهام والواجبات الأخرى ذات الصلة التي يتم تكليفه بها في حدود معارفه ومهاراته وقدراته.
المؤهلات:
دبلوم في الدراسات السكرتارية أو ما يعادله.
برنامج مدته سنتان يتضمن بعض التدريب على معالجة النصوص واستخدام الحاسوب الشخصي.
شهادة جامعية في الإدارة.
خبرة
خمس (5) سنوات من الخبرة السكرتارية المسؤولة؛ أو مزيج وخبرة مكافئ مقبول.
معرفة جيدة بعمليات المستشفى، وتحديداً بالقسم المُعين.
لمزيد من الوظائف تابعونا على
